הפקת אירועים לחברות הייטק דורשת חיבור בין מטרת האירוע, חוויית העובדים או האורחים, המיתוג והלוגיסטיקה. בדאבל דוס בונים את ההפקה לפי סוג האירוע, מספר המשתתפים, המקום והסגנון המבוקש, עם דגש על עיצוב אחיד ותיאום מסודר של מרכיבי האירוע.
מתכננים אירוע לעובדים, ללקוחות, כנס או השקה? שלחו תאריך, מקום ומספר משתתפים ונבדוק זמינות ונבנה הצעה לפי היקף האירוע.
הפקת אירועים לחברות הייטק בהתאמה למטרה
אירוע חברה יכול להיות ערב לעובדים, הרמת כוסית, אירוע השקה, כנס, אירוע לקוחות או יום גיבוש. לכל פורמט יש קצב אחר וצרכים שונים. כבר בשלב התכנון מגדירים מה רוצים שהאורחים יחוו, מה חייב להיכלל בהפקה ואילו שירותים כבר נסגרו מול ספקים אחרים.
בהתאם לצורך ניתן לשלב עיצוב חלל, קירות צילום, מיתוג אישי, בלונים, פרחים, מרכזי שולחן, נרות, פלייסמנטים ואלמנטים נוספים. כאשר נדרש, ניתן גם לתאם ספקים כמו צילום, מגנטים וקינוחים כחלק מתכנון האירוע.
מה כולל תהליך ההפקה?
אפיון האירוע
מתחילים מתאריך, מיקום, מספר משתתפים, קהל היעד ומטרת האירוע. לאחר מכן מגדירים קו עיצובי, אזורי פעילות, נקודות צילום, שולחנות, שילוט ומיתוג, לפי מה שמתאים למקום ולתקציב שנקבע.
עיצוב ומיתוג בחלל
העיצוב נבנה כך שכל האלמנטים ירגישו חלק מאותה שפה: קיר צילום, צבעוניות, מרכזי שולחן, פרחים, בלונים ופרטי מיתוג. אפשר לשלב את לוגו החברה, שם האירוע או מסר מרכזי באזורים המתאימים, בלי להעמיס על החלל.
תיאום הקמה וספקים
לפני האירוע מתאמים זמני כניסה, הקמה ופירוק מול המקום, ובמידת הצורך משלבים גם ספקים נוספים. באירועים עם כמה נותני שירות חשוב במיוחד להגדיר מראש מי אחראי על כל חלק ומתי הוא נכנס לפעולה.
ריכוז ההפקה ותיאום הספקים במקום אחד
באירוע חברה יש הרבה נקודות שצריכות להתחבר בזמן: עיצוב, מיתוג, צילום, קינוחים, לוחות זמנים, כניסת ספקים והקמה. ריכוז התכנון מול גורם אחד עוזר לשמור על קו אחיד ולוודא שכל ספק יודע מה נדרש ממנו ומתי. בדאבל דוס אפשר לשלב את שירותי העיצוב וההפקה שלנו עם ספקים שכבר בחרתם, לפי הצורך.
לשירותים נוספים ראו גם אירועי חברה וקירות צילום לאירועים.
אירוע חברה באולם, במשרד או במתחם חיצוני
המיקום משפיע על אופי ההפקה. באולם או במלון עובדים עם התשתיות הקיימות ומוודאים שהעיצוב משתלב בחלל. במשרד בוחנים מראש מעברים, אזורי עבודה ונקודות חשמל. במתחם חיצוני צריך לתת תשומת לב גם לגישה, תאורה, מזג אוויר ותשתיות זמינות.
עיצוב שולחנות וקירות צילום לאירועי חברה
שני אזורים שמושכים הרבה תשומת לב באירוע הם אזור הצילום והשולחנות. קיר צילום ממותג יכול ליצור נקודת מפגש ותיעוד, בעוד עיצוב ועריכת שולחנות מחברים בין הצבעים, המרכזים הדקורטיביים והמיתוג של האירוע.
בריף לאירוע הייטק: מה כדאי להגדיר מראש?
- מטרת האירוע: מפגש עובדים, השקה או אירוע לקוחות, ומה חשוב שיקרה בכל חלק.
- המקום ולוח הזמנים: שעות פעילות המשרד, כניסת ספקים, הקמה ופינוי.
- מיתוג: קובץ לוגו איכותי, צבעי מותג והגורם שמאשר את העיצוב.
- היקף ותקציב: מספר משתתפים, אזורים לעיצוב, ספקים שכבר נסגרו וסעיפים שעדיין צריך לתאם.
בהצעה כדאי להפריד בין פריטי העיצוב לבין שירותי ההפקה והתיאום, ולציין מי אחראי לכל חלק. כך קל יותר להשוות חלופות ולמנוע חפיפה בין ספקים. אם דרוש בעיקר עיצוב החלל, אפשר להכיר גם את שירות עיצוב אירועי חברה ומיתוג עסקי.
איך לקבל הצעה מדויקת?
כדי לבנות הצעה שמתאימה לאירוע, שלחו תאריך, יישוב ומקום, מספר משתתפים משוער, סוג האירוע והשירותים שתרצו לשלב. אם כבר יש לכם קונספט, לוגו, צבעי מותג או תמונות השראה, אפשר לצרף אותם בשלב התכנון.
מתכננים אירוע לחברת הייטק? צרו קשר עם דאבל דוס לבדיקת זמינות ולבניית הצעה מותאמת לאירוע.
שאלות נפוצות על הפקת אירועים לחברות הייטק
אילו פרטים כדאי להכין לפני בקשת הצעה?
כדאי להכין תאריך, מיקום, מספר משתתפים משוער, סוג האירוע, תקציב מתוכנן והשירותים שכבר נסגרו. אם קיימים לוגו, צבעי מותג או קונספט, אפשר לצרף גם אותם כדי לדייק את התכנון.
אפשר לשלב ספקים שכבר בחרנו?
כן. אפשר לשלב את שירותי העיצוב וההפקה של דאבל דוס עם ספקים שכבר בחרתם, ולתאם מראש את תחומי האחריות ואת זמני ההקמה והפעילות.
אפשר לשלב את המיתוג של החברה בעיצוב?
כן. בהתאם לבריף ולחלל ניתן לשלב לוגו, צבעי מותג או מסר מרכזי בקיר צילום, בשילוט ובפרטי העיצוב, בלי להעמיס על החלל.
באילו סוגי מקומות אפשר לקיים את האירוע?
אפשר לתכנן אירוע במשרד, באולם, במלון או במתחם חיצוני. אופי ההפקה מותאם לתשתיות, לגישה, לתאורה ולתנאים של המקום שנבחר.